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書類の「青版」を作成しておこう!

在宅仕事は「フリー」での仕事です。したがって、会社のように業務に分けて「分業制」が取られているわけではなく、すべての作業をあなた1人で行う必要があります。そこで困るのが「書類関係」ですね。在宅仕事を始めた人が最初に困ること、それが、「契約書」や「請求書」、「送付状」などの書類作成です。普段からそれらの書類を扱っている仕事をしているなら問題ないでしょうが、これまでの仕事でそれらの書類に一切触れたことがない人であれば、「どうしよう…」と思うこともあるでしょう。

もちろん、受注メインで仕事をするなら契約書を作成する必要はありませんが、それでも請求書を発行することはよくあります。したがって、「請求書」、「請求書につける送付状」の2つの「青版」は用意しておくようにしましょう。

「請求書」は、決まったフォームがあるわけではなく、「相手の社名(氏名)」、「発行した日付」、「請求総額」、「請求総額の内訳」、「あなたの口座情報」、「住所と電話番号を含む連絡先(ハンコを押すこと)」、「ちょっとしたあいさつ文」などの情報がきちんと記載されていればどんなフォームでも構いません。また、1から請求書を作成するのではなく、ネットで「請求書 ひな形」などで検索してみると、たくさんの「青版」が見つかるはずです。いくつかを見て一番使いやすそうなものを選んでおきましょう。

さらに請求書につける「送付状」ですが、これは一種の「あいさつ文書」のことです。「請求書をお送りますので、ご査収宜しくお願いします」という内容が書かれていればOKなのですが、これはパソコンに装備されている「文章自動作成ソフト」と使っておきましょう。最近のパソコンには、ビジネスシーンで使う文章を自動で作成してくれるソフトがあります。ビジネスの場面と単語などを入力していけば、「どこへ出しても恥ずかしくない文章」が自動的に出来上がるんですね。そうして出来上がった文章をワード形式で保存しておき、必要に応じてプリントアウトしておきましょう。

また、封筒にはあなたの氏名と連絡先を書き込みますが、私は「シール」を利用しています。プリンター用紙の中には、「名刺サイズ」のシール状の用紙があり、これに私の名前と連絡先を印刷して、常にカバンの中に入れています。もちろん、封筒もカバンの中に入っていますので、いつでも書類を印刷して郵送できるようにしているんですね。



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